入社退社

内定が決まった従業員に対して、入社する時に一概として住民票のコピーを提出するように言うことは、法的に許容されているのでしょうか。

違法ではありませんが、望ましいこととは言い難い状況となっています。
今の履歴書には本籍地の記入欄がありません。これは出身地による偏見や差別をなくすためであり、住民票には本籍が記載されています。
住民票には他にも世帯主、前の住所などの個人情報を保護するということで、厚生労働省から下記のような行政通達が出されています。(1975年2月17日基発83号・婦発83号・基発105発)
≪1≫就業規則等において、一般的に、採用時、慶弔金等の支給時等に戸籍謄(抄)本、住民票の写し等の提出を求める旨を規定している事例があるが、可能な限り「住民票記載事項の証明書」により処理するよう指導すること
≪2≫戸籍謄・抄本及び住民票の写しは、画一的に提出または提示を求めないようにし、それが必要となった時点(例えば、冠婚葬祭等に際して慶弔金等が支給されるような場合で、その事実の確認を要するとき等)で、その具体的必要性に応じ、本人に対し、その使用目的を十分に説明の上提示を求め、確認後速やかに本人に返却するよう指導すること
≪3≫年齢を証明する戸籍証明書(労働基準法第57条)に代えて住民基本台帳法第7条第1号(氏名)及び第2号(出生の年月日)の事項についての証明がなされている『住民票記載事項の証明書』を備えれば足りる

このように、従業員の能力とは関係のない個人情報の収集はしないように注意する必要があります。もし、就業規則に入社する時の提出書類として住民票のコピーを定めている時は、「住民票記載事項の証明書」に変更する必要があります。従業員の住所だけを確認したいのなら、この証明書で明らかになります。
住民票の提出が必要な時は、その理由について従業員に説明をしてから提出させる必要があります。

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